Email kapan saja dan dimana saja. Menurut penelitian dari McKinsey Institute di Amerikat Serikat, pekerja menghabiskan hampir sepertiga jam kerjanya (28%) mengelola email.
Untuk membantu memaksimalkan pengelolaan email, kali ini saya akan membahas 7 tips untuk memaksimalkan penggunaan Gmail. Meski bukanlah barang baru, tetapi tips ini dapat membantu kita menghemat banyak waktu.
1. Aktifkan Fitur “Undo Send”
Pernahkah kamu menyadari ketika mengklik tombol Send untuk kirim email, ternyata kamu ada salah ejaan atau lupa menambahkan sesuatu? Jangan khawatir, karena Gmail menawarkan fitur “Undo Send,” fitur ini dapat menghentikan email yang kamu kirim selama beberapa detik, jadi kamu dapat membetulkannya atau menambahkan sesuatu yang terlupa.
Jika telah mengaktifkan fitur ini, setiap kita mengklik tombol Send, disebelah kalimat “Your message has been sent,” kini ada tulisan Undo untuk mengeditnya.
Untuk mengaktifkannya: Dari Gmail, Settings-> General, lalu centang pada “Enable Undo Send,” dan kamu bisa mengatur waktunya.
2. Gunakan Canned Responses
Mungkin kita menyadari sendiri bahwa banyak dari email yang kita kirim sama seperti yang sudah kita kirim sebelumnya, atau mengirim kembali email yang pernah kita kirim. Pesan seperti ini dapat kita buat standarnya untuk kebanyakan bagian, dan kemudian mengubah bagian tertentu sesuai dengan masing-masing jawaban untuk individu tertentu.
Compose email yang kamu inginkan, lalu simpan pesan ini kedalam Canned Response, sehingga kamu dapat menggunakannya kembali nanti.
Untuk mengaktifkan Canned Responses, dari Gmail masuk ke Settings-> Labs-> Canned Responses.
3. Gunakan Gmail Offline
Tantangan lain adalah tetap bekerja sambil offline. Bagi yang sedang dalam perjalanan dan tidak ada koneksi internet, bisa memanfaatkan aplikasi Gmail Offline.
Aplikasi ini dibuat untuk mendukung akses ke Gmail meski sedang offline, kamu tetap dapat bisa membaca email. Tidaknya email, kamu juga bisa mengakses dokumen yang disimpan di Google Drive dengan kombinasi Drive Offline.
4. Pause Inbox Kamu
Mungkin jika kamu sedang serius mengerjakan pekerjaan kamu, kamu tidak ingin diganggu oleh gangguan sekecil apapun. Termasuk gangguan ketika ada email masuk. Jika kita membuka Gmail dari web browser, ketika ada email masuk pada tab browser akan ada notifikasi, jika Inbox (1) mungkin belum terlalu mengganggu, tetapi jika Inbox (10) mungkin kamu jadi tidak berkonsentrasi.
Untuk itu kamu bisa mem-pause sementara waktu email kamu. Kamu bisa menggunakan ekstensi untuk Google Chrome yang bernama Inbox Pause. Kamu bisa mem-pause untuk sementara waktu email kamu, dan jika kamu sudah siap kamu bisa Unpause untuk mendapatkan email baru.
5. Kelola Subscription
Mungkin kamu memiliki banyak mailing list, saya termasuk sendiri, dan bisa membuat pusing. Jika sudah begini kamu bisa memanfaat tool Unroll.me, tool gratis yang dapat membantu subscription kamu dalam beberapa menit. Kamu bisa meng-unsuscribe-nya semua Subscription secara instan.
6. Gunakan Two-Factor Authentication
Jika akun Gmail kamu memiliki banyak dokumen penting ataupu foto dan video pribadi, sebaiknya kamu mengamankannya dengan menambahkan Two Factor Authentication.
Dengan fitur ini, ketika login kamu memasukan username dan password seperti biasa, jika benar selanjutnya kamu perlu memasukan kode unik yang dikirimkan lewat SMS atau juga lewat Aplikasi seperti Google Authenticator. Cara ini dapat membuat lebih aman akun Gmail kamu.
7. Gunakan Gmail Notification
Aplikasi pesan instan WhatsApp memiliki fitur delivery notification, dimana dengan fitur ini kita pengirim jadi tahu apakah pesan kita sudah terkirim atau belum dan sudah dibaca atau belum. Dengan notifikasi centang satu, centang dua, dan centang dua warna biru.
Dan kabar baiknya dengan aplikasi freemium yang bernama Sidekick, kamu bisa mendapatkan fitur notifikasi seperti ini untuk Gmail.
Aplikasi cocok untuk kamu yang sedang mencari kerja, bekerja pada bagian sales atau kamu yang memang selalu penasaran.
